Rapprochement / Réconciliation de données de systèmes hétérogènes

La Société Quantys conçoit et réalise des applications de rapprochements de systèmes.

En effet, nos principaux clients ont souvent besoin d'auditer la cohérence des données présentes dans leurs systèmes Front-Office, Back-Office et Comptables.

C'est pourquoi nous avons développé une bibliothèque d'outils standard qui nous permettent de réaliser très rapidement des rapprochements aisément utilisables et paramétrables.

• Les objectifs :
     

• Faire ressortir les orphelins dans chacun des systèmes à rapprocher

• Faire ressortir les écarts sur les lignes rapprochées

• Pérenniser les règles de rapprochement de façon à les conserver lors de chaque utilisation du module

• Permettre la documentation des écarts via des comptes rendus statistiques, des reportings d'écarts plus ou moins détaillés et des fiches d'écarts commentées.

• L'outil :
     
  Nous bâtissons nos solutions de rapprochement principalement avec Microsoft Access qui permet de développer rapidement grâce à Visual Basic Application, aux formulaires, aux états papiers très faciles à mettre en oeuvre et, bien sûr, au langage SQL. 
  Par la suite, si nécessaire, les données peuvent facilement être migrées vers un SGBD plus conséquent, tout en conservant le code et les écrans Access.

• Les briques :
     
  Nos applications de rapprochement offrent en standard des fonctionnalités qui correspondent à des composants standard de notre bibliothèque d'outils :
     

• Récupération des données à rapprocher :
  Nous savons importer vos données au format texte, Excel, XML ou en allant interroger directement une base de données via ODBC.
      

• Retraitements, transcodifications, reformatage des fichiers importés :
  Certaines colonnes peuvent nécessiter des retraitements ou transcodifications.
  Par exemple les comptes clients provenant de la comptabilité auront tendance à être définis de manière comptable (411...) alors que dans une chaîne back office il n'existe aucune norme de place.
  Nous avons prévu ces cas et nous permettons aux utilisateurs de renseigner manuellement ce type de correspondances ou de l'importer au même titre que les données à rapprocher.
      

• Définition des clefs de rapprochement :
  Il existe pour chaque rapprochement 2 clefs :
  - La clef complète, qui représente le rapprochement parfait : Toutes les colonnes correspondent parfaitement
  - La clef restreinte : Cette clef ne comporte pas tous les éléments de la clef complète mais permet également un rapprochement. En cas de rapprochement sur clef restreinte, un compte rendu d'erreur indique quels sont les écarts sur les colonnes de la clef complète.
      

• Détection et gestion des doublons :
  Si la clef complète n'est pas assez fine, il peut y avoir des doublons au sein de chaque fichier à rapprocher. Ces doublons sont donc signalés.
     

• Gestion des tolérances d'écarts :
  Il s'agit ici d'écarts admis pour l'ensemble du rapprochement. Par exemple accepter un écart pouvant aller jusqu'à 2 Euros par ligne à rapprocher.
      

• Checked Errors :
  Ce module consiste à prendre acte d'erreurs ponctuelles et sans importance de façon à ne plus les retrouver dans les comptes rendus d'erreurs.
  La personne responsable du rapprochement constate que 2 lignes sont rapprochées sur la clef restreinte et qu'il y a donc une erreur sur une des colonnes de la clef complète. Elle ne veut pas que cette erreur lui soit signalée à chaque exécution du rapprochement. Elle renseigne donc le module de checked error de façon à ce que ce cas précis d'erreur ne lui soit plus signalé pour ces 2 lignes.
      

• Grappage :
  Il est également possible de forcer manuellement le rapprochement de lignes de n à n via le module de grappage.
  Bien entendu les règles de grappages restent valables lors de chaque utilisation de l'outil.
     

• Gestion des commentaires et explications d'écarts :
  Notre bibliothèque comporte un module d'analyse individuelle des écarts qui permet d'en répartir les montants suivant une topologie définie par les utilisateurs.
  Par la suite il est possible de produire des fiches d'écarts indiquant les corrections à effectuer dans les systèmes rapprochés.
      

• Bibliothèque standard de reportings :
  - Page de garde indiquant le nombre de lignes rapprochées, le nombre de lignes rapprochées avec erreurs, le nombre de lignes grappées, le nombre d'orphelins de part et d'autre , ...
  -  Détail des erreurs et des orphelins
      

• Exportation des résultats :
  Divers formats possibles : Word, Excel, Fichier texte, SGBD, ...
       

• Moteur de rapprochement :
  Dernière brique et non des moindres, le moteur de rapprochement consiste en une bibliothèque de fonctions exploitant tous les paramètres cités ci-dessus et produisant en final les états et éventuels fichiers de résultats.